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Comment animer une réunion efficace et productive
Lorsque vous maîtrisez la manière de mener une réunion, vous aidez votre société ou entité à accroître sa productivité tout en diminuant ses coûts. Si vous faites preuve de leadership, les participants quitteront la réunion en sachant exactement ce qui est attendu d'eux et en quoi les tâches qui leur ont été assignées sont importantes. En revanche, si vous vous laissez dépasser par les évènements, vous risquez de faire perdre un temps précieux à tous et même de compromettre l'estime que vous portent vos collègues. Passer de nombreuses heures à préparer, à présider, puis à effectuer le suivi de vos réunions est un des moyens d'en assurer le succès. Un autre moyen est de faire appel à un logiciel de gestion de réunion professionnel comme MeetingBooster, capable de vous guider efficacement dans l'exécution des trois étapes critiques de l'animation d'une réunion sans nuire à votre emploi du temps.
Les trois phases de l'animation d'une réunion :
1Préparation à l'animation de la réunion
Comme dans la plupart des activités, une préparation méticuleuse est la clé du succès. Le temps disponible n'étant cependant pas illimité, il est utile d'arriver à réduire la durée des tâches de préparation sans porter préjudice à l'efficacité et à la productivité de la réunion. Votre préparation à la conduite de réunion sera parfaitement adéquate si vous effectuez les trois tâches essentielles suivantes :
- Planification de la réunion
- Création de l'ordre du jour
- Distribution des tâches de préparation
Pour planifier la réunion avec diligence, consultez les agendas électroniques des participants prévus, choisissez une date en conséquence et envoyez les invitations par email. Les logiciels de gestion de réunion accélèrent cette étape en vérifiant automatiquement les agendas des invités pour détecter les conflits possibles, en proposant d'autres créneaux au besoin, puis en distribuant les invitations sur simple clic. Si vous souhaitez que votre réunion se déroule sans heurts et couvre tous les points requis dans le temps imparti, vous devez créer un ordre du jour.
Ici encore les logiciels de gestion de réunion vous simplifient la tâche en attribuant automatiquement une tranche horaire à chaque sujet, en vous permettant de leur assigner une description et un présentateur, et en ménageant les pauses nécessaires selon les critères que vous spécifiez. En tant qu'animateur, vous n'êtes pas la seule personne concernée par la préparation de la réunion : il est également essentiel que les participants y arrivent munis de toutes les informations et données requises. Par conséquent, allouez des tâches de préparation aux présentateurs pour qu'ils sachent ce qu'ils devront couvrir et quels documents apporter. Si vous vous servez d'un logiciel de gestion de réunion pour effectuer cette assignation des tâches, le logiciel se charge d'envoyer automatiquement des rappels aux présentateurs au fur et à mesure que la date de la réunion approche, vous évitant de devoir sans arrêt vérifier leur état de préparation. Accélérez la phase de préparation et améliorez votre productivité avec MeetingBooster !
2Animation de la réunion
Les préliminaires terminés, l'heure de la réunion arrive. Voici comment diriger une réunion avec compétence une fois tous les participants rassemblés :
- Ne vous écartez pas de l'ordre du jour établi. En tant que président, c'est à vous de faire en sorte que chaque présentateur respecte l'horaire qui lui a été imparti.
- Consignez le détail des échanges dans le compte-rendu ou déléguez cette tâche à un secrétaire. En utilisant un logiciel de gestion pour assurer la conduite de la réunion, vous aiderez le secrétaire à capturer toutes les informations pertinentes.
- Guidez le groupe tout au long du processus décisionnel. Les logiciels de gestion de réunion peuvent présenter les données nécessaires aux participants, leur permettre de les analyser, enregistrer leurs arguments pour ou contre, organiser des votes et afficher les résultats obtenus plus rapidement que n'importe quel système manuel.
- A l'issue de la réunion, assurez-vous que tous les participants savent exactement ce qu'ils ont à faire. Si vous utilisez un logiciel de gestion de réunion, vous pouvez leur assigner des tâches pendant la réunion même, le logiciel se chargeant ensuite d'effectuer le suivi de leur progression.
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3Suivi de la réunion
Votre responsabilité en tant que président ou animateur ne s'arrête pas une fois la réunion terminée, car il vous faut aussi en effectuer le suivi : distribution du compte-rendu aux participants, communication des tâches et rassemblement des commentaires sur les améliorations à apporter aux réunions futures pour les rendre plus efficaces et plus productives.
Cette étape de suivi, essentielle à la réussite de la réunion, est pourtant fréquemment négligée. Les organisateurs de réunion qui s'en acquittent consciencieusement y consacrent souvent beaucoup de temps et d'efforts, mais les logiciels de gestion de réunion avancés peuvent toutefois grandement faciliter la tâche en automatisant la création, la distribution et l'archivage du compte-rendu et en assurant le suivi des actions assignées pendant la réunion. L'emploi d'un logiciel de gestion de réunion peut même vous aider à mesurer le taux de réussite de vos réunions en vous permettant d'analyser le rapport coûts/résultats et en rassemblant les évaluations fournies par les participants.
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Conseils sur la conduite de réunion
- Donnez aux participants prévus suffisamment de temps pour se préparer en établissant l'ordre du jour et en leur communiquant leurs tâches avec le plus de préavis possible.
- Vérifiez leur état de préparation au fur et à mesure que la date de la réunion approche.
- Ne laissez pas la réunion dévier de son horaire en signalant poliment aux présentateurs arrivant à la fin de leur temps de parole que le moment de conclure est venu.
- Prévoyez quelques minutes à la fin de la réunion pour les questions et commentaires éventuels de l'auditoire.
- Après la réunion, demandez leurs impressions aux participants dans le but d'améliorer les rencontres futures.
En utilisant MeetingBooster pour animer vos réunions, vous pourrez :
- Réduire le temps de préparation en automatisant certaines tâches, comme la détection des conflits d'horaire dans les agendas des invités et l'envoi de rappels de tâches aux participants.
- Capturer tous les points importants et rédiger le compte-rendu de la réunion aisément grâce au module de prise de notes.
- Arriver à un consensus de groupe le plus facilement possible et sans perte de temps.
- Consigner les actions à entreprendre durant la réunion de telle sorte que les responsabilités de chacun soient claires au sortir de la réunion.
- Effectuer un suivi des tâches fiable et précis pour éviter tout retard des projets connexes.
- Analyser le degré de réussite de chaque réunion dans le but d'améliorer la productivité et de réduire les coûts de l'ensemble de vos réunions sur le long terme.
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