Réunions efficaces

1 Une bonne préparation à la réunion

Une réunion efficace se fonde sur une bonne préparation. Commencez par établir vos objectifs et les résultats souhaités. Considérez par exemple les rapports d'avancement de projet dont vous avez besoin, les décisions à prendre et les informations que vous devez communiquer. Une fois ces données rassemblées, rédigez un ordre du jour de réunion en conséquence. Le cas échéant, n'oubliez pas d'inclure les sujets restés en suspens lors des réunions précédentes ou les suggestions émises par les participants. La préparation ne concerne pas que l'animateur de la réunion : ne négligez pas non plus de déléguer des tâches de préparation aux participants pour qu'ils arrivent munis de tous les documents requis à la réunion, tels projections de ventes ou plannings de projets. Faites parvenir l'ordre du jour et la liste des tâches préliminaires aux participants en temps utile pour leur permettre de se préparer correctement à la réunion. Déterminez le nombre de personnes à inviter, et faites-leur savoir si leur présence est indispensable ou facultative. Si un participant n'est concerné que par une partie de la réunion, indiquez-lui quand il ou elle doit se présenter.

Pour en savoir plus sur la phase de préparation à une réunion, voyez : Comment établir un ordre du jour.

2 Une conduite de réunion efficace

La désignation d'un secrétaire chargé de consigner les échanges permet à l'animateur de la réunion de se concentrer sur la structuration des débats et le processus décisionnel. Le secrétaire doit impérativement disposer d'un système lui permettant de prendre rapidement et fidèlement toutes les notes utiles et d'assigner les actions de suivi aux participants. Il peut s'agir d'un simple modèle Word fondé sur l'ordre du jour et laissant des espaces aux emplacements voulus pour les notes et les tâches, mais il est important que chaque sujet aboutisse à une conclusion ou à une action, et que ces décisions soient documentées en accord avec l'ensemble du groupe. La délégation de tâches aux participants est indispensable pour garantir la responsabilisation des équipes.

Certains logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster fournissent des outils conçus pour faciliter la prise de notes et l'allocation de tâches, et sont même capables de créer le compte-rendu automatiquement. Ces fonctions sont d'une aide précieuse pour rehausser le niveau de productivité de vos réunions.

Le respect de l'horaire de la réunion est essentiel. Commencez-la à l'heure, et dans la mesure du possible, évitez de répéter les propos préliminaires pour le bénéfice des retardataires. Pour éviter que la réunion ne se disperse, exposez clairement chacun des sujets de discussion, rappelez aux présentateurs le temps qu'il leur reste et interrompez les discussions hors sujet ou en aparté. Veillez à ce que les présentateurs et intervenants respectent scrupuleusement le temps imparti à chaque sujet. Efforcez-vous de susciter la participation de l'ensemble de l'auditoire, en particulier en demandant leur avis aux personnes en retrait. Si vous manquez de temps, concentrez-vous sur les questions prioritaires et différez les sujets de moindre importance pour plus tard.

Les distractions sont contagieuses et mènent à de piètres résultats. Dissuadez les participants d'utiliser leurs mobiles et portables, ou de parler entre eux. Soyez attentif à leur langage corporel, faites des pauses si besoin et n'hésitez pas à interrompre les personnes qui excèdent leur temps de parole. Efforcez-vous de résumer les discussions à la fin de chaque sujet pour arriver à une conclusion, et ne permettez-pas au débat de s'éterniser.

3 Un compte-rendu complet avec des actions de suivi

A la fin de la réunion, récapitulez les décisions prises et demandez aux participants leurs idées d'améliorations pour les réunions futures. Non seulement vous assurez ainsi une productivité toujours croissante, mais vous encouragez également la participation active de toutes les personnes concernées. Si la réunion fait partie d'un cycle, l'adoption de règles de conduite et la rationalisation des procédures est encore plus importante pour garantir l'efficacité des rencontres.

Le compte-rendu de réunion, basé sur les conversations menées, les décisions prises et les actions de suivi assignées, doit être simple à consulter et formaté selon les normes de votre société ou entité. Dans certains cas, une approbation du compte-rendu de réunion est nécessaire avant qu'il ne puisse être distribué. Veillez donc tout particulièrement à respecter les procédures en vigueur et à le faire signer par les approbateurs avant de l'envoyer à l'ensemble des participants.

Il est essentiel que le compte-rendu répertorie toutes les actions de suivi évoquées pendant la réunion et parvienne aux participants dans les plus brefs délais à son issue. En effet, les personnes impliquées ayant habituellement des agendas déjà bien remplis, plus leurs nouvelles tâches leur parviendront rapidement, plus elles auront de chances de pouvoir s'en acquitter. Essayez de trouver un moyen simple de distribuer les tâches et d'assurer leur suivi. Servez-vous par exemple de Microsoft Outlook pour répartir les tâches individuellement, ou faites appel à un logiciel de gestion de projet ou de gestion de réunion.