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Comment rédiger un compte-rendu de réunion efficace
Le compte-rendu d'une réunion fournit une synthèse écrite des discussions menées et des décisions prises pendant la réunion. Il représente un document de référence précieux, tout en favorisant la transparence au sein de la société.
Conseils pour la rédaction d'un compte-rendu :
- Faites un relevé des participants, présents, absents et excusés.
- Consignez la date, l'heure et le lieu de la réunion.
- Déterminez le style requis pour le compte-rendu : Actions, Discussions ou Verbatim.
- Consignez toutes les discussions pertinentes, décisions, conclusions et tâches de suivi.
- Formatez le compte-rendu selon les normes en vigueur dans votre société.
- Distribuez le compte-rendu aux participants.
Les logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster peuvent vous aider à créer un compte-rendu fidèle et précis.
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La création d'un compte-rendu de réunion en 3 étapes simples :
- Avant la réunion – créez une liste de contrôle pour le compte-rendu
- Pendant la réunion – consignez les discussions et décisions dans le compte-rendu
- Après la réunion – finalisez, distribuez et archivez le compte-rendu
Voici un exemple de compte-rendu de réunion :
Téléchargez cet exemple de compte-rendu de réunion !
Mise en place de la liste de contrôle du compte-rendu
La liste de contrôle d'un compte-rendu de réunion découpe les diverses étapes impliquées dans la préparation de la réunion en 4 phases principales, toutes ces informations devant figurer dans le compte-rendu final.
- Préparations initiales – Informations telles date, heure et lieu de la réunion
- Rappels et ordre du jour provisoire – Rappels relatifs à la réunion et ébauche d'ordre du jour
- Dispositions particulières – Invités spéciaux, équipement, logistique et autorisations
- Préparations finales – Confirmations, ordre du jour final et modèle de compte-rendu
En savoir plus sur la rédaction d'un compte-rendu de réunion
Rédaction du compte-rendu de la réunion
Il existe trois types standard de formats de comptes-rendus de réunion :
- Compte-rendu des actions – consigne les décisions prises et les actions qui en résultent, mais sans détailler les discussions menant à ces décisions et actions.
- Compte-rendu des discussions – inclut le détail des discussions et des décisions menant aux tâches à entreprendre.
- Compte-rendu verbatim – consigne l'intégralité des échanges et des contributions des participants.
Indépendamment du style de compte-rendu adopté, le secrétaire doit être en mesure de capturer rapidement un volume d'informations important tout au long de la réunion, ce qui n'est pas une tâche facile. C'est la raison pour laquelle les logiciels conçus pour faciliter la création d'un compte-rendu fidèle et complet sont de plus en plus appréciés.
MeetingBooster permet au secrétaire de la réunion de saisir les informations voulues rapidement, sur la base d'un ordre du jour spécifique. Il lui suffit de sélectionner dans l'ordre du jour le sujet en cours de discussion, de choisir le nom de l'intervenant dans la liste des participants et de noter les propos échangés dans l'éditeur conçu à cet effet. La prise de notes en cours de réunion n'a jamais été aussi aisée !
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Finalisation du compte-rendu de la réunion
Une fois la réunion achevée, le secrétaire doit généralement recopier toutes les informations notées dans un document de compte-rendu officiel formaté conformément aux normes de la société, et contenant logo, coordonnées et ainsi de suite. Il en résulte une duplication de travail souvent rébarbative et peu efficace. Les logiciels de rédaction de réunion comme MeetingBooster raccourcissent toutefois considérablement cette étape, en permettant au secrétaire de convertir le compte-rendu en un document abouti, professionnel et facile à consulter, à partager et à archiver en quelques minutes.
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Distribution du compte-rendu de la réunion
A l'issue d'une réunion, chaque participant est en droit d'attendre un exemplaire du compte-rendu. L'envoi de ce document par les méthodes classiques est une autre tâche répétitive et peu efficace.
Par contraste, les logiciels de gestion des comptes-rendus de réunion comme MeetingBooster assurent la mise en forme et la distribution automatique des documents au format PDF à tous les participants désignés.
Archivage du compte-rendu de la réunion
Il est important que les participants d'une réunion puissent accéder à son compte-rendu à tout moment à partir de n'importe quel emplacement. L'hébergement du compte-rendu en ligne est une méthode sûre et efficace d'assurer cet archivage et les systèmes de gestion de réunion comme MeetingBooster permettent à tout personne disposant des droits requis de consulter les comptes-rendus disponibles.
Pourquoi MeetingBooster ?
MeetingBooster est le logiciel qui s'impose pour consigner vos comptes-rendus de réunion :
- Capture des discussions et des décisions
- Création automatique d'un compte-rendu de réunion formaté
- Distribution du compte-rendu aux participants désignés
- Archivage du compte-rendu pour référence future
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