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Comment créer des ordres du jour menant à des réunions de comité plus productives
Lorsque la tâche devant vous est trop grande pour une ou deux personnes, il convient de former un comité. La complémentarité des compétences que représente un comité améliore les chances de mener à bien un projet imposant ou complexe, mais le travail en groupe a aussi ses inconvénients. En effet, si la communication au sein de votre groupe laisse à désirer, vous risquez de perdre un temps précieux en efforts inutiles. Une réunion productive au bon moment peut tout changer.
Les réunions de comité sont d'un grand secours en facilitant l'identification des objectifs les plus importants et en encourageant les échanges entre collaborateurs pour aboutir à un consensus commun. Pour profiter des ces avantages, il est utile de faire appel à un logiciel de gestion de réunion pour effectuer les trois étapes d'une réunion de comité.
Les trois étapes d'une réunion de comité :
1Comment planifier une réunion de comité
Une réunion de comité a pour but de promouvoir une communication claire et efficace entre les membres, et votre engagement dans ce sens est donc un facteur essentiel de la préparation à la réunion. Commencez par définir les objectifs de la réunion. Communiquez-les aux membres du comité, et modifiez-les au besoin en fonction de leurs réactions et commentaires. Etablissez la date de la réunion le plus à l'avance possible, en vous appuyant sur la fonction de résolution des conflits de votre logiciel de gestion de réunion pour déterminer un créneau horaire convenant à tous.
Votre logiciel peut aussi vous aider à créer l'ordre du jour de la réunion, à assigner des tâches de préparation, et à communiquer le plan de travail à tous les membres du comité. Libre à vous également d'ajuster l'ordre du jour en tenant compte des remarques et suggestions des participants, et de gérer les tâches connexes à partir du logiciel.
Faites appel à un logiciel de gestion de réunion pour planifier votre prochaine réunion de comité avec efficacité !
2Comment conduire une réunion de comité
Votre rôle principal durant la réunion est d'assurer son bon déroulement. Aidez le groupe à suivre l'ordre du jour établi sans en dévier. Prenez soin de documenter les discussions et les décisions dans compte-rendu de réunion en vous servant du module du logiciel conçu à cet effet. En vous permettant non seulement d'incorporer toutes les pièces-jointes et hyperliens nécessaires, mais également de sélectionner sur une liste le nom des intervenants ayant formulé telle ou telle idée, un logiciel de gestion de réunion doté de ces capacités peut aider votre comité à produire des comptes-rendus plus complets et mieux structurés.
Au fur et à mesure que vous parcourez les sujets de l'ordre du jour, encouragez les participants à s'exprimer lorsqu'une discussion de groupe s'impose. Utilisez le logiciel pour assigner les actions de suivi à entreprendre dès qu'elles sont évoquées. Lorsque le moment vient de prendre une décision, servez-vous du logiciel pour présenter les informations requises, conduire une évaluation de type pour/contre ou organiser un vote. Le logiciel enregistre automatiquement tous les résultats, vous permettant de faire une analyse plus poussée des décisions plus tard.
Menez des réunions de comité productives grâce à un logiciel de gestion de réunion !
3Comment analyser une réunion de comité
Une fois la réunion terminée, interrogez-vous sur son degré de réussite. Le comité a-t-il examiné tous les points de l'ordre du jour ? Dans le cas contraire, quel est le pourcentage des points restés en suspens ? Combien la réunion a-t-elle coûté ? Combien d'actions de suivi le comité a-t-il mené à leur terme ? Qu'est ce que les participants ont pensé de la réunion?
Les rapports analytiques produits par les logiciels de gestion de réunion peuvent vous aider à obtenir une réponse à toutes ces questions. Et armé de ces réponses, vous pouvez d'une part déterminer le taux de succès de votre réunion de comité, mais plus important encore, comprendre comment améliorer les réunions suivantes.
Utilisez un logiciel de gestion de réunion pour améliorer vos réunions de comité !
Conseils sur la conduite d'une réunion de comité :
- Si la réunion est susceptible de provoquer des débats intenses entre les membres du comité, assurez-vous que toutes les tâches de préparation auront été effectuées en amont de la réunion pour que les discussions soient basées sur des faits solides et concrets.
- Ne déviez pas de l'ordre du jour si une nouvelle question surgit pendant la réunion. Notez-la et inscrivez-la à l'ordre du jour de la réunion suivante.
- Demandez aux participants de fournir leur évaluation de la réunion anonymement si vous pensez que vous obtiendrez ainsi des réponses plus franches et donc plus exploitables.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de réunion pour mener une réunion de comité :
- L'emploi du logiciel permet d'impliquer l'ensemble du comité dans la phase de préparation, ce qui entraîne une plus grande participation pendant la réunion même.
- Le module de saisie des notes facilite la création d'un compte-rendu détaillé et précis, diminuant d'autant le risque qu'une idée ou une décision importante soit laissée de côté.
- La capacité du logiciel à assurer le suivi des actions à entreprendre après la réunion améliore le degré de réussite de la réunion dans son ensemble.
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