Wie man Komitee-Agendas erstellt, die zu produktiveren Meetings führen

Ist eine Aufgabe zu umfangreich, um von Ihnen (mit oder ohne Partner) bewältigt zu werden, ist es Zeit, ein Komitee (Arbeitsgruppe) zu bilden. Dadurch dass ein Komitee unterschiedlichste Fähigkeiten bündelt, ist die Chance, die Aufgabe optimal zu lösen, erheblich größer. Allerdings gibt es auch Risiken beim Arbeiten in der Gruppe: Falls das Komitee nicht effektiv kommuniziert, wird dadurch Zeit verschwendet. Deshalb sind entsprechende Meetings so wichtig.

Komitee-Meetings dienen dazu, die wichtigsten Ziele der Gruppe festzulegen, den Austausch unter den Mitgliedern zu fördern und gemeinsam Entscheidungen zu treffen. Um genau dies zu erreichen, kann Meeting-Software eingesetzt werden, um die drei Stufen von Komitee-Meetings durchzuführen.

Die drei Stufen von Komitee-Meetings

1. Planung eines Komitee Meetings
2. Durchführen eines Komitee-Meetings
3. Analyse des Komitee-Meetings

1Wie man ein Komitee-Meeting plant

Ein Komitee-Meeting dient zur klaren, effizienten Kommunikation, und das entsprechende Engagement ist bereits einer der Schlüssel bei der Vorbereitung auf das Meeting. Beginnen Sie damit, ein Ziel für das Meeting festzulegen. Kommunizieren Sie dieses Ziel mit den Mitgliedern des Komitees und arbeiten mit ihnen zusammen, um das Ziel ggf. entsprechend anzupassen. Bestimmen Sie den Zeitpunkt für das Meeting bereits vorab mithilfe der Funktion Konfliktdetektor so, dass jeder Teilnehmer dann verfügbar sind.

Die Software kann außerdem beim Erstellen einer Meeting Agenda, dem Zuweisen vorbereitender Aufgaben sowie bei der Weitergabe des Plans an Teilnehmer behilflich sein. Sie können die Agenda dann ggf. basierend auf dem Feedback des Komitees anpassen und innerhalb der Software alle Aufgaben verwalten.

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2Wie man ein Komittee-Meeting durchführt

Ihre Hauptaufgabe in einem Meeting ist die des Moderators. Führen Sie das Komitee durch die Agenda – so, wie sie gemeinsam gesprochen wurde. Stellen Sie sicher, dass alles Wichtige per Software ins Meeting-Protokoll aufgenommen wird. Die Meeting-Software ist Ihnen bei der Erstellung eines sachgerechten Protokolls behilflich, unter anderem durch die Option, mit angehängten Dateien und Hyperlinks zu arbeiten, durch ein Menü aller Meeting-Teilnehmer, mit dem Sie einfach zuweisen können, wer was gesagt hat.

Motivieren Sie die Teilnehmer beim Abarbeiten der Agenda zur aktiven Mitarbeit, u.a. indem Sie Gruppendiskussionen – wo immer sinnvoll - zulassen. Nutzen Sie die Software, um Aufgaben nach dem eigentlichen Meeting direkt dann festzuhalten, wenn entsprechender Bedarf sichtbar wird. Müssen Entscheidungen getroffen werden, nutzen Sie die Software, um dafür wichtige Informationen zu verteilen, erstellen Sie eine Pro/Kontra-Analyse und führen Sie ggf. eine Abstimmung durch. Die Software hält automatisch alles fest, d.h. Sie können die Entscheidung des Komitees später analysieren.

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3Wie man ein Komitee-Meeting analysiert

Fragen Sie sich nach dem Meeting, ob dieses insgesamt erfolgreich war. Hat das Komitee alle Elemente der Agenda abgearbeitet? Falls nicht: Wie hoch ist der prozentuale Anteil an nicht abgeschlossenen Themen? Wieviel hat das Meeting gekostet? Wie viele der Aufgaben nach dem Meeting wurden durch das Komitee erledigt? Was sagen die Teilnehmer zu diesem Meeting?

Die Meeting-Analysen innerhalb der Meeting-Software helfen Ihnen, diese Fragen zu beantworten. Durch diese Antworten können Sie letztendlich feststellen, wie erfolgreich dieses Komitee-Meeting tatsächlich war und man kann ggf. fürs nächste Mal Verbesserungen vornehmen.

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