Etude de cas

Rehoboth Christian Ministries

Profil de la société

Rehoboth Christian Ministries est une organisation à but non lucratif qui offre assistance et services aux adultes souffrant de handicaps mentaux. Nous opérons dans cinq centres urbains et zones rurales environnantes de la province canadienne de l’Alberta. Notre organisation compte plus de 600 employés et nous venons en soutien à plus de 250 personnes.

Comment fonctionniez-vous avant d’utiliser MeetingBooster ?

Pendant les cinq années précédentes, nous utilisions un logiciel de gestion de réunion en cloud appartenant à la société qui nous fournissait notre logiciel de paie. Bien que ce logiciel de gestion de réunion avait quelques travers et n’était pas particulièrement aisé à maîtriser, il nous a relativement bien servi jusqu’à ce que notre fournisseur décide de le retirer du marché pour se consacrer pleinement à son activité principale de gestion de paie. Ce développement nous a obligé à rechercher sans plus attendre un logiciel de substitution convenant mieux à nos besoins. Entrée en scène de MeetingBooster.

Comment MeetingBooster aide-t-il l’organisateur à préparer ses réunions ?

Pendant un certain temps avant la date d’une réunion planifiée, son organisateur peut désigner n’importe quel participant en tant que co-organisateur. Tous les co-organisateurs, qui incluent dans notre cas chefs de programme, responsables et coordinateurs, sont alors en mesure d’ajouter des sujets de discussion ainsi que tout document connexe à l’ordre du jour. La construction de l’ordre du jour devient donc un effort collectif – selon le principe que l’union fait la force – et de ce fait, il reflète une vision plus large et plus représentative de notre mission.

Quelles sont les fonctionnalités de MeetingBooster essentielles pour vous ?

MeetingBooster contient une myriade de fonctionnalités pratiques conçues pour faire gagner du temps. Nous apprécions particulièrement de pouvoir partager le compte-rendu automatiquement et immédiatement avec tous les participants par simple clic. Le processus d’approbation officielle du compte-rendu peut aussi prendre place au sein de MeetingBooster avec quelques clics, un atout qui économise énormément de temps et satisfait les auditeurs externes.

La possibilité de construire un ordre du jour sur la base d’une série de réunions ou d’une réunion antérieure est une excellente fonctionnalité qui permet aux organisateurs de choisir l’approche à suivre selon leur préférence personnelle ou la complexité de la réunion.

Nous apprécions aussi la facilité avec laquelle il est possible d’assigner des tâches immédiatement, pendant la réunion même, afin que rien ne passe entre les mailles du filet. Les tâches peuvent être transférées dans une feuille de calcul Excel, et une fois assignées, elles sont automatiquement exportées dans la liste de tâches Microsoft Outlook de leur propriétaire.

Passez-vous moins de temps à préparer vos ordres du jour ?

L’interface de MeetingBooster est simple et intuitive, le logiciel étant piloté visuellement par l’usage d’icônes et de menus déroulants. La mécanique de l’assemblage d’un ordre du jour est fluide et intuitive. Comme mentionné ci-dessus, la participation de co-organisateurs multiples permet de préparer l’ordre du jour avec facilité et efficacité. Nous pouvons maintenant établir un ordre du jour avec toutes ses pièces-jointes et liens connexes plus rapidement qu’avec notre logiciel précédent.

Comment MeetingBooster aide-t-il les participants ?

Les participants peuvent se préparer à la réunion beaucoup mieux que par le passé. Toutes les informations nécessaires sont concentrées en un seul endroit, et peuvent être consultées de n’importe quel point disposant d’une connexion Internet.

Comment avez-vous préparé vos utilisateurs à l’introduction de MeetingBooster ?

L’apprentissage de MeetingBooster est aisé, qu’il s’agisse de ses fonctions de base ou des options plus poussées. Nous avons organisé un tour d’horizon rapide à l’intention du personnel clé, leur avons indiqué le Guide de l’utilisateur de MeetingBooster et les ressources didacticielles, et avons répondu à leurs questions immédiates. Ensuite nous leur avons mis les clés en main en leur donnant l’accès au logiciel, et tout est parti de là ! L’adoption a été immédiate au travers de l’organisation, sans le moindre accroc. MeetingBooster s’est avéré le logiciel le plus facile à adopter et à maîtriser de toutes les solutions dont nous avons fait l’expérience depuis nos débuts.

Recommanderiez-vous MeetingBooster à d’autres organisations à but non lucratif ?

Rehoboth recommande MeetingBooster sans aucune réserve.