Etude de cas

La fondation hospitalière “zum Heiligen Geist” augmente la productivité de ses réunions avec MeetingBooster.

La société

La fondation hospitalière laïque “zum Heiligen Geist”, située à Francfort, est affiliée à deux hôpitaux (Nordwest GmbH et zum Heiligen Geist GmbH), deux maisons de santé (Hohenwald et Kronthal), un institut de formation en soins infirmiers, et, depuis novembre 1998, la société de services Hospital Service & Catering GmbH et le centre médical de spécialistes FÄZ Frankfurt GmbH, le plus grand opérateur de centres médicaux de la région Rhin-Maine. Prise dans son ensemble, la fondation compte un effectif d’environ 2,800 employés.

La situation initiale

Outre aux réunions de service mensuelles, chacune des trois équipes du service informatique organise ses propres réunions hebdomadaires. Jusqu’à présent, le compte-rendu de ces dernières était consigné dans des formulaires créés au sein de notre système de gestion de la qualité.

Les tâches à effectuer étaient également répertoriées dans le compte-rendu. Toute question non résolue provenant des réunions précédentes était réexaminée, et son nouveau statut consigné dans le compte-rendu de la nouvelle réunion.

Les participants ne recevaient pas d’ordre du jour en amont de la réunion.

Quels étaient les problèmes particuliers résultant de cette procédure ?

En gros, les réunions prenaient beaucoup trop de temps. Le manque de contexte sur les tâches à examiner faisait que nous débattions et re-débattions sans arrêt des mêmes problèmes. Par conséquent, toutes les réunions duraient au moins une heure, voire deux, ce qui était excessif.

Quels ont été les critères de votre évaluation de MeetingBooster ?

Nous souhaitions remplacer notre procédure de rédaction de compte-rendu par un outil moderne, innovant, et surtout rapide. Notre but était de trouver une plateforme intégrée et conviviale, d’usage agréable et bénéfique à tous les partenaires impliqués.

Reimar Engelhardt, le responsable de notre service informatique, avait déjà fait l’expérience de MeetingBooster au cours de son travail avec l’association fédérale KH-IT, et considérait que ce logiciel était bien adapté à nos exigences. Nous avons donc pris la décision de soumettre MeetingBooster à une période d’évaluation de 6 mois.

Quels étaient vos objectifs de mise en œuvre ?

Pour commencer, nous nous sommes servis de MeetingBooster pour nos réunions de service. Il est très vite apparu qu’il nous faisait gagner énormément de temps. L’ordre du jour était maintenant envoyé à l’avance à tous les participants prévus, avec toutes les pièces-jointes requises sous forme de fichiers PDF. Les réunions étaient beaucoup plus structurées. De plus, le compte-rendu parvenait maintenant aux participants dès la fin de la réunion, car toutes les notes y étaient consignées directement pendant la réunion, permettant également à chacun d’observer le déroulement du processus.

Nous avons alors introduit MeetingBooster dans deux des trois équipes mentionnées plus haut, et leurs réunions sont également devenues plus productives. La fonctionnalité de MeetingBooster permettant aux participants d’ajouter leurs commentaires et suggestions à l’ordre du jour avant la réunion s’est avérée particulièrement utile. En effet, au lieu d’échanger ces informations par e-mail comme c’était le cas précédemment, les personnes impliquées peuvent maintenant ajouter leurs idées de sujets de discussion et leurs questions directement dans l’ordre du jour, un processus non seulement beaucoup plus efficace, mais qui a aussi l’avantage de réunir toutes les informations utiles en un point central, accessible à tous.

Pour éviter la duplication avec notre système de tickets actuels, nous avons décidé pour l’instant de ne pas nous servir de la fonction d’allocation des tâches de MeetingBooster.

Advantages

• Consolidation et harmonisation de nos procédures de conduite de réunion
• Meilleure utilisation du temps pour toutes les personnes impliquées
• Structure d’ordre du jour cohérente, réutilisable
• Intégration directe des pièces-jointes dans les ordres du jour et comptes-rendus, de telle sorte que tous les documents nécessaires sont accessibles à partir d’un seul et unique fichier, facile à distribuer

Conclusion

Nos attentes en ce qui concerne le futur de nos procédures de conduite de réunion ont été satisfaites par la mise en œuvre de MatchWare MeetingBooster, et nous avons déjà acquis des licences supplémentaires. Nos réunions sont plus efficaces et la collaboration entre les équipes a fortement progressé.

Nous envisageons maintenant d’étendre l’utilisation de MeetingBooster à d’autres départements de notre fondation. Une présentation en interne de la solution MeetingBooster a rencontré un vif succès.