Etude de cas

La coopérative de construction et d’épargne de Düsseldorf accélère son processus d’approbation des ordres du jour et comptes-rendus avec MeetingBooster

La société

La coopérative de construction et d’épargne de Düsseldorf (Düsseldorfer Bau- und Spargenossenschaft eG ou DüBS) existe depuis déjà 70 ans. Elle détient et gère environ 1800 habitations résidentielles représentant plus de 110.000 m2 d’espace habitable à Düsseldorf, y compris dans les districts de Flingern, Eller, Lierenfeld et Lichtenbroich, ainsi qu’approximativement 2500 m2 d’espace commercial. Elle compte environ 2500 membres, et ce nombre est en augmentation constante ! DüBS offre des espaces de vie attrayants dans des sites intéressants, des appartements de diverses tailles, des maisons mitoyennes et des locaux commerciaux.

Quelles sont vos responsabilités chez DüBS ?

L’organisation de comités (préparation et suivi de réunions, planification, recensement des sujets de discussion et ainsi de suite), projets dans divers domaines, ressources humaines, gestion du bureau, planification d’événements (essentiellement en interne).

Pourquoi votre société était-elle à la recherche d’un logiciel de gestion de réunion ?

Nous souhaitions adopter une solution numérique compatible avec notre stratégie du bureau sans papier, et également simplifier le processus d’approbation à l’aide d’un système d’approbation électronique.

Pourquoi DüBS a-t-il choisi MeetingBooster ?

MeetingBooster satisfait pratiquement toutes nos exigences en termes de solution numérique. Le programme est très simple à utiliser et a déjà fait ses preuves durant la phase d’évaluation.

Pour quel type de réunions et comités faites-vous appel à MeetingBooster ?

A l’heure actuelle, nous nous servons de MeetingBooster exclusivement pour nos réunions de conseil de direction. A l’avenir, nous allons élargir son utilisation au conseil d’administration.

Dans la pratique, comment utilisez-vous MeetingBooster ?

Pour commencer, un assistant ajoute tous les documents utiles à l’ordre du jour à une date prédéfinie avant la date de la réunion, puis l’ordre du jour est distribué à tous les participants prévus. Un secrétaire externe prend des notes pendant la réunion. Une fois la réunion terminée, l’assistant s’occupe des activités de suivi, et inclut tout autre document pertinent au compte-rendu, lequel est alors distribué à toutes les personnes identifiées comme approbateurs.

Quels sont les avantages de MeetingBooster ?

Dans la mesure où nos comités se composent partiellement de bénévoles, les participants prévus ne sont pas nécessairement tous disponibles en personne. Avec MeetingBooster, les documents peuvent être distribués à partir d’un point central, et les comptes-rendus peuvent être approuvés sans que toutes les personnes impliquées soient physiquement présentes. Le processus d’approbation en est d’autant plus rapide. Les informations sont également sauvegardées plus rapidement, dans un emplacement accessible à tous les membres du comité.

Qu’est-ce que les autres utilisateurs apprécient au sujet de MeetingBooster ?

Le fait que MeetingBooster, et particulièrement son processus d’approbation, peut être géré de manière autonome. Et aussi que l’interface est transparente et simple à utiliser.

Comment se passe votre collaboration avec MatchWare ?

Jusqu’à présent, nous ne nous sommes pas beaucoup servi du support téléphonique. Toutefois, l’équipe de contact de MatchWare est serviable, motivée, et accueille avec intérêt les suggestions pour l’évolution future du logiciel.

Etes-vous prêts à recommander MeetingBooster ?

Nous l’avons déjà recommandé, et continuerons sans aucun doute de le faire.