Etude de cas

RETEX Meeting Booster : Excellence Opérationnelle

Je travaille sur les problématiques d’efficacité opérationnelle depuis plus de 10 ans et Meeting Booster a apporté une contribution déterminante dans l’amélioration des performances des managers et des équipes. Le management de proximité passe en environ 30% de son temps de travail en réunions et encore environ 10% du temps lié aux conséquences de la réunion soit pour communiquer, pour rappeler les engagements et pour le suivi des actions. L’utilisation de Meeting Booster apporte plusieurs bénéfices opérationnels et concrets :

1. La systématisation de l’ordre du jour et les attentes des contributeurs dans la préparation de la réunion permet au manager d’arbitrer plus facilement sa participation aux réunions.
2. Le fait d’avoir une vision commune et documentée pendant des échanges en réunion améliore la qualité de l’écoute et l’efficacité des échanges en supprimant les prises de notes individuelles.
3. La production d’un compte rendu pendant réunion avec assignation des tâches évite toute activité de back office post réunion et garantie la validation de ce compte rendu par les participants.
4. La disponibilité du compte rendu et la possibilité de donner l’accès aux tâches issues des réunions aux collaborateurs permet d’optimiser la transmission de l’information et facilite le travail suivi de l’accomplissement de ces tâches par le manager.
5. Les possibilités de paramétrage de l’outil permettent une structure par type de réunion et de faire une évaluation du coût pour affiner la gestion des ressources.

Ci-dessous un schéma sur la base de ma pratique d’une partie des bénéfices de Meeting Booster pour un manager de proximité.

Le même exercice est valable pour les directeurs et les collaborateurs. Meeting Booster permet également de gagner en efficacité dans la mise en œuvre des projets informatiques ou autres. Les statistiques disponibles dans l’outil, permettent d’avoir un regard pertinent sur la notion de « gaspillage intellectuel » et de se poser de bonnes questions : Est-il pertinent qu’un expert statisticien ait passé 75% de temps à construire des bases de données alors qu’il existe la technologie pour automatiser ces tâches ? Acceptons-nous de payer un manager pour qu’il passe 60% de son temps en réunion et 5% seulement avec des équipes qu’il doit encadrer ?

Meeting Booster fait partie des outils de la Digitalisation Positive en permettant aux personnes de mieux exercer leurs activités tout en générant des économies substantielles pour l’entreprise.

Je suis disponible pour un partage d’expérience si besoin (samuel@wmg-conseil.fr).