Etude de cas

Le département de la gestion du risque et de la sécurité à l’université des sciences appliquées (FH Campus, Vienne) utilise MeetingBooster pour optimiser ses réunions

L’université des sciences appliquées de Vienne, FH Campus

Avec ses 5800 étudiants, le FH Campus de Vienne est la plus grande université de sciences appliquées d’Autriche. Pour l’année académique 2016/17, les étudiants ont pu choisir parmi plus de 50 filières d’étude en voie bachelor ou master, auxquels s’ajoutent des cours de niveau master à temps partiel ou à temps plein, dans les départements des sciences de la vie appliquées, génie civil, santé, secteur public, travail social et ingénierie. Le FH Campus est réparti sur quatre sites à Vienne : Vienna-Favoriten, Campus Vienna Biocenter, Muthgasse-BOKU, Schloss Laudon-Oktogon et trois sites partenaires du Vinzenz Group à Vienne, Linz et Ried. A l’automne 2015, deux autres sites du FH Campus sont venus s’ajouter à l’Association des hôpitaux de Vienne (KAV). Le FH Campus de Vienne fonctionne en coopération avec l’Université de Vienne, MedUni Vienna, BOKU, Vetmeduni Vienna, TU Vienna, MU Leoben et Uni Innsbruck. Les études médicales portant sur les domaines thérapeutique et diagnostique, qui incluent les formations en maïeutique, se déroulent en partenariat avec l’association KAV et le Vinzenz Group. Les cours en gestion publique et gestion des impôts ont été développés en coopération avec la Chancellerie fédérale et le Ministère fédéral des finances respectivement. De nombreux projets en R&D inclus dans les programmes d’étude et d’autres projets de recherche externes sont effectués par nos organismes de recherche. Le FH Campus de Vienne opère en réseau avec diverses entreprises, associations, écoles et institutions publiques. De plus, des certifications reconnues témoignent du niveau élevé des normes appliquées par l’université en matière de gestion de la qualité.

Étude de cas

Le département de la gestion du risque et de la sécurité organise différents types de réunions, allant des réunions périodiques comme l’état des lieux hebdomadaire, la réunion mensuelle des anciens élèves ou la réunion consacrée à la recherche, aux nombreuses réunions engendrées par nos projets d’amélioration permanente. Comme le département emploie environ une centaine de professeurs à temps partiel en plus du personnel à temps plein, une collaboration efficace entre tous, et surtout, une documentation fiable de cette collaboration est indispensable. Même en présence de comptes-rendus de réunions, la recherche d’information parmi les divers documents est difficile et le suivi des tâches pratiquement impossible. Chacun sait que si une décision prise au cours d’une réunion ne devient pertinente que quelques mois plus tard, il est hautement probable qu’elle sera négligée ou même complètement oubliée le moment venu.

Nous avons donc pris la décision d’acquérir un logiciel dédié pour la gestion de nos réunions. Après avoir établi une spécification interne, nous avons sollicité plusieurs fournisseurs, et testé deux produits en situation réelle. MeetingBooster s’est imposé, à la fois par l’étendue de ses fonctionnalités et par leur convivialité.

Avec MeetingBooster, nous pouvons maintenant rechercher des objectifs particuliers parmi tous les ordres du jour et comptes-rendus de réunions, assurer le suivi de toutes les tâches allouées, et gérer les comptes-rendus de manière collaborative. Ce dernier point revêt une importance particulière pour une organisation d’experts comme la nôtre, dans le sens où la personne la plus qualifiée pour documenter un point est généralement celle qui l’a introduit, évitant ainsi de nombreux cycles de correction coûteux et fastidieux.

Conclusion

Depuis l’adoption de MeetingBooster, notre efficacité a augmenté de manière significative, et MeetingBooster est devenu pour nous un instrument de gestion important. Avec MeetingBooster, nous avons amélioré notre productivité, tout en satisfaisant les exigences de la direction et des autorités de contrôle extérieures en produisant une documentation de réunion fiable et complète.