Etude de cas

Innovez dans la préparation, conduite et suivi des réunions de votre mairie

Pouvez-vous nous expliquer comment vous utilisez MeetingBooster au sein de la Mairie ?

J’utilise MeetingBooster pour les réunions de bureau municipal qui se déroulent chaque semaine ; le bureau municipal réunit ainsi autour du Maire l’ensemble des adjoints et conseillers municipaux délégués.

Outre le côté très pratique et efficace de la préparation et de la transmission de l’ordre du jour, l’usage de l’application pendant la réunion est très important. En effet, si le fait de générer le compte-rendu en temps réel est un véritable atout, celui de pouvoir transmettre pendant la réunion des tâches à mes collaborateurs est un aspect très efficace.

Le suivi de ces tâches permet ainsi de valider au fur et à mesure les décisions et orientations prises par les élus en cours de bureau. Le compte-à-rebours automatique permet enfin de bien encadrer le déroulement des débats. Je vais étendre l’usage de MeetingBooster aux réunions de comité de direction, puis aux réunions des chefs de service.

Quelques points clés sur les apports de MeetingBooster : où gagnez-vous du temps, quelles fonctionnalités vous « facilitent » la vue par rapport aux outils que vous utilisiez avant, qu’est ce qui est amélioré/facilité ?

La rédaction des comptes rendus est bien entendu facilitée mais surtout le fait de pouvoir y accéder de n’importe où et de pouvoir rechercher des éléments par mot-clé dans l’ensemble des documents générés sont des fonctionnalités très utiles.

Le gain de temps sur les ordres du jour et les comptes-rendus est manifeste, mais c’est surtout leur aspect complet qui est le plus intéressant.

D’après vous, quel est le type de mairie concerné ? A qui conseillez-vous MeetingBooster ?

Je pense que l’outil peut être utilisé par toutes les communes (ou assimilés : EPCI, conseil général, région,…) à compter du fait où des instances de travail réunissent plusieurs collaborateurs et nécessitent un suivi.

Les communes moyennes sont sans doute les plus concernées car les responsables ne disposent pas nécessairement de secrétariats susceptibles d’être présents lors des réunions et de réaliser les comptes-rendus. C’est donc un outil ouvert au plus grand nombre.