Ein meeting effektiv gestalten

Ein Meeting effektiv zu gestalten ist nicht einfach. Schlecht geplante Meetings scheinen endlos zu dauern, demotivieren die Teilnehmer und sind teuer. Dieser Artikel gibt Ihnen einige Tipps, wie Sie ein Meeting effektiv gestalten können.

1. Angemessene Vorbereitung des Meetings
2. Effektives Durchführen des Meetings
3. Protokoll des Meetings mit Aktionselementen

Angemessene Vorbereitung des Meetings

Ein effektives Meeting beginnt mit einer angemessenen Vorbereitung. Beginnen Sie damit, die Ziele und erwünschten Ergebnisse festzulegen. Berücksichtigen Sie dabei ggf. nötige Statusupdates, zu treffende Entscheidungen und zu besprechende Themen. Dann erstellen Sie aus diesen Informationen eine Tagesordnung. Diese kann sowohl übrige Themen von früheren Meetings als auch Vorschläge von Teilnehmern enthalten. Saubere Planung ist nicht nur für den Moderator wichtig: genauso wichtig ist sie insofern, als Pre-Meeting-Aufgaben an die Teilnehmer vergeben werden müssen, damit diese entsprechend aufs Meeting vorbereitet sind. Beispiele: „Denken Sie daran die Verkaufszahlen XY mitzubringen“ oder „bitte bringen Sie den Projektplan auf den neusten Stand“. Sowohl die Tagesordnung als auch die Aufgaben sollten zeitlich so an die Teilnehmer weitergegeben werden, dass diese sich umfassend vorbereiten können. Prüfen Sie, wie viele Personen anwesend sein sollten und ob die Anwesenheit jeweils notwendig oder optional ist. Wenn die Anwesenheit bestimmter Personen nicht fürs ganze Meeting nötig ist, teilen Sie diesen mit, wann das Meeting für sie endet.

Mehr Information zum Erstellen einer Tagesordnung (Agenda) finden Sie unter: Wie man eine Agenda erstellt

Effektives Durchführen des Meetings

Das Bestellen eines Schriftführers noch vor dem Meeting erlaubt es dem Moderator, sich auf die Themen und das Herbeiführen von Entscheidungen zu konzentrieren. Es ist von Vorteil, wenn ein System zur Verfügung steht, das dem Schriftführer das schnelle und akkurate Notieren und das Zuweisen von Aktionen an Teilnehmer erleichtert. Das könnte durchaus etwas so einfaches wie eine Word-Vorlage mit seitlichem Platz für Notizen und Aktionen sein. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass jedes Thema mit einer Vereinbarung abgeschlossen oder diesbezüglich ein nötiger, nächster Schritt dokumentiert wird. Um Verantwortlichkeiten zu schaffen, ist das Delegieren von Aufgaben an Teilnehmer ein Muss.

Verschiedene Meeting Management-Software wie MeetingBooster bieten Werkzeuge, die beim Notieren und beim Verteilen von Aufgaben behilflich sind und die ein Protokoll des Meetings automatisch erstellen. Insofern ist solche Software sehr gut geeignet, ein Meeting effektiv zu gestalten.

Beim Durchführen des Meetings, ist das richtige Timing essentiell. Beginnen Sie das Meeting pünktlich und warten Sie – wenn möglich – nicht auf verspätete Teilnehmer. Bleiben Sie während des Meetings im Zeitplan, indem Themen möglichst genau fassen, den Modertoren mitteilen, wie lange sie für ihr Thema zur Verfügung haben und Diskussionen über Nebenschauplätze abbrechen: Das führt zu effektiveren Meetings, d.h. Sie haben es geschafft, das Meeting effektiv zu gestalten. Teilnehmer und Moderatoren müssen sich an die einem Thema zugewiesenen Zeiten halten. Versuchen Sie zu erreichen, dass sich alle Personen beteiligen, z.B. indem Sie besonders ruhige Teilnehmer nach ihrer Meinung fragen. Wenn die Zeit knapp wird, ziehen Sie Themen mit hoher Priorität vor und verschieben weniger wichtige nach hinten.

Ablenkungen aller Art sind kontraproduktiv und führen zu schlechten Ergebnissen des Meetings. Versuchen Sie, die Teilnehmer vom Handy-Telefonieren, vom Surfen im Internet und auch von Privatgesprächen. Achten Sie auch auf die Körpersprache der Teilnehmer und machen Sie, wenn dies angezeigt erscheint, eine Pause. Versuchen Sie am Ende jedes Themas eine Zusammenfassung und die Zustimmung zum Ergebnis; verhindern Sie endlose Diskussionen.

Protokoll des Meetings mit Aktionselementen

Am Ende des Meetings sollten Sie dieses zusammenfassen und auch nachfragen, was man beim nächsten Mal besser machen könnte. Das ist ein  guter Weg, das Meeting beim nächsten Mal noch effektiver zu gestalten – und es zeigt den Teilnehmern, dass Sie offen für Vorschläge sind. Wenn das Meeting Teil einer Serie ist, ist es womöglich schwieriger, ein einzelnes Meeting effektiv zu gestalten, weil es ja für alle Meetings der Serie gültigen Grundsätzen folgt, die wiederum dazu dienen, diese insgesamt so effektiv wie möglich zu machen.

Meeting Protokolle sollten auf den Gesprächen, Entscheidungen und Aktionen des Meetings beruhen. Das Meeting-Protokoll selbst sollte sauber formatiert und leicht zu lesen sein. Manche Meeting-Protokolle müssen vor dem verteilen genehmigt werden; stellen Sie sicher, dass Sie den vorgegebenen Prozeduren folgen und dass das Protokoll an die richtigen Personen verteilt wird.

Meeting-Protokolle sollten Aktionen enthalten und direkt nach dem Meeting an die Teilnehmer verteilt werden. Teilnehmer sind oft voll ausgelastet und haben lange To-Do-Listen abzuarbeiten, d.h. je früher Sie ihnen ihre Aufgaben/Verantwortlichkeiten nennen, desto besser. Finden Sie einen möglichst einfachen Weg, das Protokoll zu verteilen und über Aufgaben oder nächste Schritte auf dem Laufenden zu bleiben . Dies ist essentiell, wenn Sie ein Meeting effektiv gestalten wollen. Sie könnten jede Aufgabe (Aktion) als eine Outlook-Aufgabe definieren – oder  ein Projektmanagement-System oder eine Meeting-Management-Software verwenden.

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