Fallstudie

MeetingBooster verbessert die Besprechungskultur bei der Firma Securiton

Unternehmensvorstellung

Die Securiton GmbH ist mit 340 Mitarbeitern ein mittelständisches Unternehmen im Bereich der Alarm und Sicherheitssysteme. Ob Industrie, öffentliche Einrichtungen oder exponierte Privatanwesenals Hersteller und Systemhaus realisiert Securiton umfassende und individuelle Sicherheitskonzepte. Weiterhin ist das Unternehmen Mitglied der Schweizer Securitas Gruppe, welche europaweit mit mehr als 20 Unternehmen und rund 8.800 Mitarbeitern im Dienste der Sicherheit steht.

Verantwortlich für die diese Fallstudie ist Matthias Bohnert, welcher im Bereich der internen Unternehmensentwicklung agiert. Diese Abteilung beschäftigt sich unter anderem mit Themen wie der Prozessoptimierung sowie der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. In diesem Zuge wurde ein Projekt zur Optimierung des Meetingprozesses initiiert.

Die Ausgangssituation

In der derzeit bestehenden Meetingorganisation der Securiton GmbH gilt es grundsätzlich, zwischen den Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung zu unterscheiden.

Die Vor sowie die Nachbereitung eines Meetings werden über die Kalender und E-Mailfunktion von MS Outlook gesteuert. Über diese Dienste werden Agenden, Teilnehmerlisten sowie Protokolle versendet. Nicht immer werden hierbei die vorgegebenen Richtlinien, v.a. im Punkt Agenda, eingehalten. Die erfolgreich terminierten Meetings werden in den jeweiligen MS Outlook Kalendern abgebildet. Die Durchführung eines Meetings erfolgt Tel : 040 543 764 www.meetingbooster.com/de anhand der definierten Agendastruktur. Im Rahmen dessen werden die relevanten Rollen, wie Protokollant und Moderator, definiert. Ansonsten hängt die Durchführung eines Meetings stark von den beteiligten Personen ab. Zeitliche Regelungen für gewissen Themenpunkte sowie vorzubereitende Aufgaben sind dabei nicht immer vorhanden. Im Folgenden wird der IST-Prozess eines Meetings im Hause der Securtion GmbH visualisiert dargestellt.

Abbildung 1: IST-Prozess eines Meetings bei der Securiton GmbH

Aus der vorliegenden Prozessdarstellung wird ersichtlich, dass im Rahmen eines Meetings viele manuelle Schritte getätigt werden müssen. Dieser Aspekt führt zu weitreichenden Problemen, welche im Folgenden detaillierter betrachtet werden.

Welche Probleme ergaben sich aus diesem Prozess?

Durch die in der Ausgangslage beschriebene Meetingorganisation ergeben sich folgende Probleme für die Securiton GmbH:

• Anhand der Nutzung von MS Outlook für die Übersendung von Agenden und Protokollen wird das Postfach relativ schnell gefüllt. Somit werden wichtige Informationen nicht sofort ersichtlich.
• Die Nachverfolgung der Agendapunkte als auch der jeweiligen Aufgaben wird ohne Aufgabenerinnerung im MS Outlook nicht immer konsequent ausgeübt
• Für die Terminierung eines Meetings müssen oftmals mehrere Kalender gesichtet werden. Dies führt des Öfteren zu einem erhöhten Zeit und Koordinierungsaufwand
• Keine Standardisierung/Regelungen in der Realisierungsphase des Meetings
• Mangelnde Zielorientierung sowie Zeitplanung in Meetings durch fehlende Agenda

Welche Zielsetzung gab es bei der Einführung?

Die Zielsetzung bei der Einführung des MeetingBoosters stützt sich nicht nur auf harte Faktoren, wie z.B. Kosteneinsparung, sondern weitestgehend auf weiche Faktoren. Ein primäres Ziel der Einführung ist die Erreichung einer Effizienzsteigerung in der Besprechungskultur. Diese Besprechungskultur muss Regelungen beinhalten, welche von den Mitarbeitern bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung eines Meetings berücksichtigt werden. Die Inhalte lauten hierbei beispielsweise, dass die Agenda samt der Zeitplanung konsequent verfolgt wird. Durch diese Änderung soll ebenfalls eine Reduzierung von nichtwertschöpfenden Meetings erfolgen. Hinzu kommt, dass mithilfe des MeetingBoosters die Aufgabenverteilung und nachverfolgung optimiert werden kann. Hierdurch verspricht sich das Unternehmen, dass die aus den Meetings entstehenden Aufgaben klarer kommuniziert und Verantwortungen definiert werden, um die besagte Effizienzsteigerung herbeizuführen.

Die Ziele der Securiton GmbH mit der Einführung eines Tools für die Optimierung des Meetingprozesses beziehen sich auf die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Meetings. Der MeetingBooster unterstützt die Securiton GmbH in allen drei genannten Phasen. In Folge dessen ist die Entscheidung auch aufgrund der leichten Bedienbarkeit für den MeetingBooster von MatchWare gefallen.

Benefits

Einhergehend mit der Nutzung des MeetingBoosters entsteht eine Reihe von Vorteilen für die Securiton GmbH. Im Folgenden werden die Vorteile aus strategischer, organisatorischer und finanzieller Sicht ausgearbeitet.

Strategische Vorteile

Die Securiton GmbH agiert aktiv mit ihren Kunden. Gerade im komplexen Umfeld der Sicherheitstechnik ist ein hohes Maß an Kommunikation erforderlich. Für eine starke Kundenbeziehung repräsentiert sich das persönliche Gespräch als das zentrale Kommunikationsmittel. Mithilfe des MeetingBoosters und der professionellen Agenden und Protokollerstellung gewinnt auch der Auftritt beim Kunden an Seriosität. Die Securiton GmbH ist bestrebt, eine maximale Kundenorientierung zu erreichen, welche mithilfe des MeetingBoosters ein Stück weit optimiert werden kann.

Für die Securiton GmbH steht die Sicherheit der Kunden im Mittelpunt. Darunter fällt folgerichtig der Datenschutz. Mithilfe des MeetingBoosters können Berechtigungsstrukturen definiert und somit auch nur den am Projekt teilnehmenden Mitarbeiter Einblicke in die Protokolle und Aufgaben gewährt werden.

Organisatorische Vorteile

Der MeetingBooster ermöglicht eine grundlegende Veränderung der Besprechungskultur, indem Prozesse einheitlich formalisiert und standardisiert werden. Die Mitarbeiter erhalten durch das System einen Leitfaden, mit welchen erforderlichen Angaben ein Meeting anzusetzen ist. Zu Beginn können Meetings einfacher, z.B. durch den Konfliktdetektor oder die professionelle Agendaerstellung, organisiert werden. Im Verlauf des Meetings wird die Dokumentation um ein Vielfaches optimiert, da hier eine Verknüpfung zum Aufgabenmanagement im Outlook sowie eine automatische Protokollerstellung erfolgen. Des Weiteren lassen sich während des Meetings hilfreiche Instrumente, wie Abstimmungen oder „Parken“ von Themen, nutzen.

Folglich werden die Protokollierung und das Aufgabenmanagement effizienter gestaltet. Ein weiterer Vorteil in der Organisation besteht in der Archivierung der Agenden und Protokolle. Mit einer leicht zu bedienenden Suchfunktion können innerhalb kürzester Zeit das Meeting und seine Inhalte nochmals nachgelesen werden.

Finanzielle Vorteile

Die finanziellen Vorteile wurden weder bemessen noch detaillierter analysiert. Es erfolgte eine rein qualitative Analyse möglicher finanzieller Vorteile. Aufgrund der Tatsache, dass es sich hierbei um eine Optimierung von Opportunitätskosten handelt, ist eine aussagekräftige Messung der Kosteneinsparung äußerst aufwendig.

Anhand einer durchgeführten Mitarbeiterbefragung wurden folgende zeitliche Vorteile durch den MeetingBooster ersichtlich:

• Zeiteinsparung bei der Planung von Meetings
• Reduzierung der Meetingdauer
• Reduzierung der Meetinganzahl
• Zeiteinsparung bei der Erstellung des Protokolls
• Zeiteinsparung bei der Suche von Protokollen
• Effizientere Aufgabenabarbeitung

Diese zeitlichen Einsparungen führen zu einer erheblichen Kostenreduzierung im gesamten Meeting prozess.

Fazit

Mit der Einführung des MeetingBoosters musste zu Beginn das Change Management berücksichtigt werden. Der MeetingBooster erforderte eine Änderung in der Besprechungskultur und somit eine erhöhte Disziplin der Mitarbeiter. Nachdem die ersten Hürden gemeistert und der MeetingBooster von den Mitarbeitern akzeptiert wurde, konnten auch die verfolgten Ziele vollumfänglich erreicht werden. Der Meetingprozess wird dabei komplett in Begleitung des MeetingBooster realisiert. Oftmals wird bei der Einführung eines solchen Werkzeugs die Handhabung der Administrationsseite nicht berücksichtigt. Auch hier konnte der MeetingBooster alle Erwartungen erfüllen. Besonders hervorzuheben ist die Funktion des Konfliktdetektors sowie das vollautomatisierte Aufgabenmanagement inklusive der MS Outlook Schnittstelle. Abschließend gilt es zu erwähnen, dass die Securiton GmbH den MeetingBooster gerne weiterempfiehlt.