Fallstudie

Rehoboth Christian Ministries

Firmenprofil

Rehoboth Christian Ministries ist eine gemeinnützige Organisation, die Erwachsenen mit geistiger Behinderung Unterstützung und Dienstleistungen bietet. Wir sind in fünf urbanen Zentren und der unmittelbaren ländlichen Umgebung in der kanadischen Provinz Alberta tätig. Wir beschäftigen mehr als 600 Mitarbeiter, um 250 Personen zu unterstützen.

Wie haben Sie vor der Verwendung von MeetingBooster gearbeitet?

In den vergangenen fünf Jahren hatten wir eine cloudbasierte Meeting-Management-Software verwendet, die ein proprietäres Nebenprodukt des Unternehmens darstellte, das uns die Lohnsoftware zur Verfügung stellt. Diese Meeting-ManagementSoftware hatte zwar ihre Macken und war für unsere Mitarbeiter etwas schwierig zu erlernen, doch es hat ziemlich gut funktioniert, bis die Software vom Markt genommen wurde, da sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft, das Lohnmanagement und den Support, konzentrierte. Diese Entwicklung hat uns dazu veranlasst, nach Ersatzsoftware zu suchen, die uns besser dient. Dadurch kamen wir auf MeetingBooster.

Wie hilft MeetingBooster dem Organisator, sich auf Meetings vorzubereiten?

Für einen bestimmten Zeitraum vor einem geplanten Meeting kann dessen Organisator alle Teilnehmer als Mitorganisatoren einsetzen. Dies ermöglicht jedem dieser Teilnehmer, in unserem Fall jedem Programmdirektor, Manager oder Koordinator, Tagesordnungspunkte und die dazugehörigen Dokumente hinzuzufügen. Der Aufbau der Agenda wird dann zu einer Teamleistung - „Viele Hände, schnelles Ende“ – und die Agenda wird dadurch zu einem breiteren, repräsentativeren Bereich unseres Geschäfts.

Es ist besonders für alle Organisationen geeignet, die den Zeitaufwand verringern wollen, der dem Protokollführer entsteht, um die Diskussionen mitzuschreiben und daraus manuell ein Protokoll zu fertigen. Insofern, denke ich, würde das Werkzeug wohl für die meisten Organisationen sinnvoll sein.

Was sind die drei für Sie wesentlichen Funktionen von MeetingBooster?

MeetingBooster verfügt über eine Vielzahl an praktischen und zeitsparenden Funktionen. Besonders schätzen wir die Möglichkeit, Meeting-Protokolle mit einem einfachen Mausklick automatisch und sofort mit allen Teilnehmern zu teilen. Die formale Genehmigung des Protokolls kann ebenso mit einfachem Mausklick in MeetingBooster erfasst werden. Diese Funktion spart viel Zeit und wird von unseren externen Prüfern geschätzt.

Das Erstellen einer Agenda mithilfe der Meeting Serien-Option oder das Anpassen einer früheren Meeting-Agenda ist eine großartige Funktion, die Organisatoren die freie Wahl lässt, je nach persönlichen Vorlieben bzw. auch der Komplexität des Meetings.

Wir schätzen sehr, wie einfach Aufgaben während des Meetings sofort zugewiesen werden können - nichts fällt durch die Ritzen. Aufgaben können in eine Excel-Tabelle heruntergeladen werden, und zugewiesene Aufgaben werden automatisch in die MeetingBooster-Aufgabenliste des Adressaten in Microsoft Outlook exportiert.

Verbringen Sie weniger Zeit mit der Vorbereitung der Agenda?

MeetingBoosters Benutzeroberfläche ist benutzerfreundlich und intuitiv. Die Befehle werden durch Klicken auf Symbole und/oder Dropdown-Menüs ausgeführt. Funktionell gesehen ist das Erstellen einer Agenda einfach und intuitiv. Und wie oben erwähnt, erstellen mehrere Mitorganisatoren zusammen den Inhalt der Agenda schnell und effizient. Wir können so eine Agenda inkl. Anhängen und/oder Hyperlinks schneller erstellen als mit unserer vorherigen Software.

Wie unterstützt MeetingBooster die MeetingTeilnehmer?

Die Teilnehmer sind besser auf Meetings vorbereitet als je zuvor. Alle Informationen befinden sich an einem Ort und sind überall verfügbar, wo eine Internetverbindung bestehtDie Teilnehmer sind besser auf Meetings vorbereitet als je zuvor. Alle Informationen befinden sich an einem Ort und sind überall verfügbar, wo eine Internetverbindung besteht.

Wie haben Sie die Benutzer auf die Einführung von MeetingBooster vorbereitet?

Die Verwendung von MeetingBooster ist leicht zu lernen; nicht nur die grundlegenden, sondern tatsächlich alle Funktionen. Wir boten den Mitarbeitern eine kurze Demonstration, zeigten ihnen die Benutzer- und Lernressourcen von MeetingBooster und beantworteten ihre unmittelbaren Fragen. Dann gaben wir ihnen Zugang - die Schlüssel zu den glänzenden neuen Rädern, wenn Sie so wollen - und los ging‘s. In unserer gesamten Organisation war die Übernahme sofort und ohne Probleme möglich! Die Einführung und Verwendung von MeetingBooster wurde zur leichtesten aller Softwareänderungen in unserer Geschichte.

Würden Sie MeetingBooster anderen gemeinnützigen Agenturen empfehlen?

Rehoboth empfiehlt MeetingBooster ausdrücklich.