Fallstudie

Die Loyola University Maryland verwendet MeetingBooster, um Change Management-Prozesse zu optimieren

Hintergrund

Der technologische Service der Loyola Universität Maryland hat einen umfassenden Change Management-Prozess für technologiebasierende Projekte eingeführt. Änderungen an Zweck, Zeitplan, Budget, Ressourcen und Führungspersonen werden durch Änderungsanfragen verwaltet, die durch ein Change Advisory Board (CAB) überprüft, genehmigt oder abgelehnt werden. Der Prozess der Realisierung dieser Änderungsanfragen wird ausschließlich über Matchwares MeetingBooster realisiert.

Problemstellung

Änderungsanfragen zum Projekt können in elektronischer Form von Mitgliedern des Technologie-Service durchgeführt werden. Diese Anfragen können jederzeit eingegeben werden, das Change Advisory Board (CAB) tagt allerdings alle zwei Wochen, d.h. davon hängt ab, wann die Anfragen überprüft werden. Der Assistant Director des Project Management Office ist für den Überblick über den Change Management-Prozess zuständig und verantwortlich. Das Ändern eines Projektablaufs stellt einen erheblichen Aufwand dar, u.a. die Vorbereitung der Meeting-Dokumentation (vorab) und das Erstellen eines Berichts danach. Vor dem Einsatz von MeetingBooster sammelte der Assistant Director alle Änderungsanfragen anhand der entsprechenden Formulare, die zwischen den zweiwöchentlichen CAB-Meetings aufgelaufen waren. Für die Vorbereitung vor dem eigentlichen Meeting wurde jede Änderung in einem Microsoft WordDokument festgehalten, das eine mehrspaltige Tabelle enthielt. Diese Tabelle enthielt die Änderungsanfrage inkl. Links zum Project Portfolio Management (PPM)-System, Links zur Originalanfrage, der Kategorie der Änderung (Zeitplan, Zweck, Budget, Führung, etc.) sowie dem Projektmanager und dem Anfragenden. Das Erstellen des Vorab-Dokuments dauerte bis zu 3 Stunden, abhängig von der Anzahl der Anfragen und davon, wie einfach die entsprechenden Informationen beschafft werden konnten. Diese Vorab-Dokumentation diente auch als Agenda fürs Meeting und musste den CAB-Mitgliedern spätestens 48 Stunden vorher vorliegen, sodass diese sich über den Umfang der Änderungen informieren konnten.

Oft allerdings wurden diese 48 Stunden nicht eingehalten und die aktuellen Unterlagen erst in letzter Minute übermittelt. Das führte u.a. zu mehrfach versendeten E-Mails mit verschiedenen Versionen der Dokumentation an alle Mitglieder. Für das Dokumentieren während des Meetings verwendete der Assistant Director eine PowerPointPräsentation, in die er alle Informationen des Vorab-Word-Dokuments in PowerPoint übertrug. Natürlich wurde eine PowerPoint-Präsentation verwendet, die auf einer Agenda-Vorlage basierte und die geeignete Struktur zum Eintragen der Werte enthielt. Allerdings mussten alle Informationen aus dem Word-Dokument per copy/paste übertragen werden, was zusammen mit dem Erstellen der Präsentation selbst einen mehrstündigen Aufwand bedeutete.

Bei durchschnittlich 10-15 Änderungen pro Durchgang passten selten alle auf eine Folie und die Präsentation wurde oft ziemlich groß und unübersichtlich, u.a. dadurch, dass nicht alle Änderungen auf einmal angezeigt werden konnten. Das machte das verlässliche Abarbeiten garantiert aller Punkte ziemlich schwierig. Die Dokumentation während des Meetings nahm bis zu 3 Stunden in Anspruch. Diskussionen dauerten oft länger als eigentlich nötig, weil sich nicht alle Teilnehmer an die komplette Agenda erinnern konnten. Da die Präsentation aus der Vorab-Doku entstanden war, enthielt sie automatisch alle Links zum Projekt und den Original-Anfragen. Allerdings funktionierten die Links von PowerPoint aus nicht und sorgten dadurch für Verwirrung und auch zu Verzögerungen, falls kein nahtloses Übertragen von PowerPoint zur Projekt-Site und wieder zurück möglich war. Nach Beenden des Meetings wurde ein Bericht dazu erstellt und innerhalb von 24 Stunden per E-Mail an alle Teilnehmer versandt. Dieser Bericht enthielt alle Updates der Änderungsanfragen sowie Notizen und Entscheidungen dazu. Dieser Bericht war sehr zeitaufwendig, weil u.a. die Originalnotizen während des Meetings entsprechend der Entscheidungen dazu ins Dokument übertragen und ggf. mit den durchzuführenden Aktionen ergänzt werden mussten. In den meisten Fällen nahm dieser Bericht bis zu 3 Stunden in Anspruch. Alles in allem (Dokumentation vor dem Meeting, währenddessen und danach) waren dafür etwa 8 Stunden, d.h. ein ganzer Arbeitstag, nötig.

Lösung

Nachdem die Loyola-Uni den Einsatz von MeetingBooster eingeführt hatte, wurde der oben geschilderte Prozess erheblich vereinfacht: Einfachere Vorbereitung, einfachere Umsetzung und einfachere Anwendung. Der Assistant Director begann mit dem Verwendung der Vorlagen-Funktion in MeetingBooster. Das machte das Erstellen der Meeting-Dokumentationen sehr einfach. Alles für die Dokumentation vor dem Meeting wurde jetzt in MeetingBooster statt per Word-Dokument realisiert. Dabei wurden die gleichen Informationen gesammelt, allerdings wurden sie in die MeetingBooster-Agendavorlage eingefügt – inkl. Links zu den Original-Änderungsanfragen und -Projekten. Das System generiert daraus automatisch eine Liste von Änderungen und Links als Teil der Agenda, sodass eine Überprüfung für die CABMitglieder sehr einfach ist. Abhängig von den übermittelten Änderungen für die Agenda reduziert MeetingBooster (und dessen Vorlagen) den Zeitaufwand für die Vorab-Dokumentation von 3 Stunden auf ca. 30 Minuten bis 1 Stunde

Das ist auch insofern bemerkenswert, als die hier eingesetzte Zeit bzw. das dabei entstandene Vorab-Dokument ohne erneuten manuellen Aufwand auch für das Dokumentieren während des Meetings und für den Bericht danach verwendet wird. Man spart also minimal weitere 2 Stunden Zeit. Außerdem können weitere Änderungen der Agenda problemlos noch bis zur letzten Minute hinzugefügt werden, worüber die CAB-Mitglieder beim Einloggen ins System informiert werden. Weitere E-Mails durch den Assistant Director sind also nicht nötig. Das Updaten der Agenda ist ausgesprochen einfach, auch und gerade wenn der Tagesablauf mehrere Unterbrechungen enthält.

Während des Meetings wird die MeetingBooster-Übersicht für jeden sichtbar angezeigt, d.h. alle Teilnehmer können die Agenda jederzeit im aktuellen Status ansehen. Auch die Anwesenheit wird durch MeetingBooster überprüft; außerdem wird die geschätzte Zeit für jeden Tagesordnungspunkt auf dem Bildschirm angezeigt, was dabei hilft, das Meeting zeitlich in der Spur zu halten und alle Punkte abarbeiten zu können. Unsere Mitarbeiter scheinen den bei der Anzeige verwendeten Notizblock-Stil zu mögen, u.a., weil er einfach zu verstehen und im Verlauf des Meetings ebenso nachzuverfolgen ist. Notizen werden während des Meetings gemacht und direkt auf dem Bildschirm (den Bildschirmen) angezeigt – in Echtzeit. Alle Teilnehmer können die Notizen also in Echtzeit lesen und ggf. Änderungen oder Ergänzungen vorschlagen. Dies hat bei uns zu mehr Engagement und einer deutlich erhöhten, aktiven Mitarbeit aller Teilnehmer am Meeting geführt. Natürlich werden dadurch auch die im Meeting getroffenen Entscheidungen deutlich sichtbar – sie werden so ins endgültige Protokoll übernommen.

Am Ende des Meetings werden die gemachten Notizen ggf. überarbeitet/zusammengefasst. Das Protokoll wird dann als PDF per E-Mail an die Teilnehmer versandt – automatisch von MeetingBooster aus. Das Dokument enthält alle originalen Informationen und Links, die zur Agenda hinzugefügt wurden. Dieser automatische Versand spart also ein manuelles Protokoll und die Zeit, die für dessen Erstellung nötig wäre. Das reduziert die Zeit für die Dokumentation nach dem Meeting von 3 Stunden auf weniger als 15 Minuten. Damit wurde der Aufwand fürs Dokumentieren des kompletten Meetings von ca. 8 Stunden (1 voller Arbeitstag) auf etwa 1 Stunde reduziert – bei qualitativ mindestens gleich gutem Ergebnis.

Ergebnis

Die Loyola Universität ist ausgesprochen zufrieden mit dem Einsatz von MeetingBooster, obwohl bis dato eigentlich nur die Oberfläche dessen angekratzt wurde, was diese Software leisten kann und obwohl Project Change Management nur eine von zahlreichen Einsatzmöglichkeiten darstellt, bei denen MeetingBooster Zeit sparen, die Produktivität sowie Organisation und Effizienz erhöhen und für bessere Dokumentierung im Unternehmen sorgen kann.