Fallstudie

Die Stiftung Hospital Zum Heiligen Geist verbessert ihre Meetingkultur mit MeetingBooster.

Firmenvorstellung

Die Stiftung Hospital zum Heiligen Geist ist eine überkonfessionelle Stiftung des öffentlichen Rechts in Frankfurt am Main. Ihr angegliedert sind zwei Krankenhäuser (Krankenhaus Nordwest GmbH und Hospital zum Heiligen Geist GmbH), zwei Seniorenstifte (Hohenwald und Kronthal) sowie eine Krankenpflegeschule, seit November 1998 die Dienstleistungsgesellschaft Hospital Service & Catering GmbH sowie die FÄZ Frankfurt GmbH, der größte Betreiber medizinischer Versorgungszentren im Rhein-Main Gebiet. Insgesamt werden ca. 2800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt.

Die Ausgangssituation

Die Meeting-Kultur der Abteilung.

Neben einer in der Regel monatlich stattfindenden Abteilungsbesprechung gibt es wöchentliche Meetings der drei Teams innerhalb der IT-Abteilung. Diese werden auf Basis von Formularen, die im QM erstellt wurden, protokolliert.

Aufgaben werden im Protokoll festgehalten und die offenen Punkte der letzten Besprechung werden hinsichtlich ihres aktuellen Status geprüft und entsprechend im neuen Protokoll festgehalten.

Im Vorfeld der Besprechung gibt es keine Agenda, die den Teilnehmern vorab zur Verfügung gestellt wird.

Welche Probleme ergaben sich aus diesem Prozess?

Zu lange Meetings.
Die Meetings gestalten sich aufgrund der oben beschriebenen Vorgehensweise als zeitaufwändig, fehlende Zwischeninformationen zu besprochenen Aufgaben führen dazu, dass Problemstellungen immer wieder diskutiert werden und die Besprechungsdauer mit einer Stunde bis zu 1,5, 2 Stunden zu lang ist.

Unter welchen Kriterien haben Sie MeetingBooster evaluiert?

Die schriftliche Vorgehensweise zur Protokollierung sollte durch ein modernes, innovatives und vor allem zeitsparendes Tool ersetzt werden. Im Fokus stand dabei die Realisierung einer gemeinsamen Plattform mit einfacher Handhabung, damit alle am Prozess Beteiligten mit der Bedienung Freude haben und den Nutzen erkennen.

Da unser IT-Leiter Herr Reimar Engelhardt die MeetingBoosterLösung aus seiner Vorstandsarbeit beim Bundesverband KH-IT kannte und die Einsatzmöglichkeiten für die IT-Abteilung passend fand, wurde MeetingBooster in einer halbjährigen Testphase geprüft.

Welche Zielsetzung gab es bei der Einführung?

Zunächst wurde MeetingBooster bei den Abteilungsbesprechungen genutzt. Schnell zeigte sich, dass der Einsatz von MeetingBooster eine deutliche Zeitersparnis mit sich brachte. Die Agenda wurde im Vorfeld inkl. aller Anhänge in einem PDF an alle Teilnehmer versandt. Die Besprechungen erfolgten strukturierter. Zudem konnte das Protokoll direkt im Anschluss an die Besprechung an den Teilnehmerkreis versandt werden, da direkt während der Besprechung protokolliert wurde und alle Teilnehmer dies mitverfolgen konnten.

Mit der weiteren Nutzung vom MeetingBooster in zwei von den drei oben genannten Team-Meetings konnten auch diese effizienter durchgeführt werden. hier wurde insbesondere die Möglichkeit, die Agenda im Vorfeld mit Kommentaren und TOPVorschlägen zu ergänzen, genutzt. Damit konnten die bisher oft per Mail ausgetauschten Fragen und Themen der geplanten Besprechungen reduziert werden und jedem Teilnehmer lagen an zentraler Stelle alle Informationen vor.

Die im MeetingBooster mögliche Festlegung von Aufgaben wurde nicht genutzt, um Redundanzen zum ebenfalls vorhandenen Ticketsystem zu vermeiden.

Vorteile

• Standardisierung und Vereinheitlichung der Besprechungskultur
• Zeitersparnis der involvierten Mitarbeiter/innen
• einheitliche, wiederkehrend nutzbare Struktur der Agenda
• direkte Einbindung von Anhängen in die Agenda und ins Protokoll, damit vollständige Verfügbarkeit aller Unterlagen in einer Datei, die wiederum einfach verteilt werden kann

Fazit

Unsere Erwartungen an die zukünftige Meeting Kultur wurden durch den Einsatz von MeetingBooster der Firma Matchware erfüllt und eine Ausdehnung auf weitere Lizenzen ist bereits erfolgt. Die Besprechungen sind effizienter und die Zusammenarbeit gelingt deutlich besser.

Denkbar ist auch der Einsatz des Tools über die IT-Abteilung hinaus. Eine interne Präsentation der Lösung stieß auf große Zustimmung.