Meeting-Protokolle

Muster eines Meeting-Protokolls

Wenn Sie nach einem Muster eines Meeting-Protokolls suchen, werden Sie online jede Menge Beispiele von Protokollen von Meetings finden, die tatsächlich stattgefunden haben. Das Problem dabei ist, dass das Dokument eines Meeting-Protokolls auf einer Agenda basiert und diese meist sehr spezifisch ist, abhängig von den Themen und dem Unternehmen, das sie erstellt hat. Da entsprechend auch alle Dokumente der Meeting-Protokolle Firmen- und Agenda-spezifisch sind, hier das Muster eines Meeting-Protokolls, das mit einer Meeting Management-Software namens MeetingBooster erstellt wurde.

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Typen von Meeting-Protokollen

Es gibt drei Standardtypen von Meeting-Protokollen: Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll und Verbalprotokoll. Alle drei enthalten als Basis die gleichen Elemente, eignen sich aber für verschiedene Einsätze:

Der gängigste dieser drei Typen von Meeting-Protokollen ist das Ergebnisprotokoll. Anhängig vom Typ des Meetings werden Sie aber auch auf einen anderen Typ zurückgreifen bzw. sogar mehrere Typen miteinander kombinieren müssen.

Führen des Meeting-Protokolls

Unabhängig vom Typ ist es wichtig, die Zeit des Beginns, die Anwesenheit der Teilnehmer und die Eröffnungs-Anmerkungen festzuhalten. Es liegt in der Verantwortung des Protokollführers, im Verlauf des Meetings alle wichtigen Diskussionen und Entscheidungen festzuhalten. Die Verwendung von Meeting-Software wird dabei immer populärer, da es rein manuell schwierig ist, all diese Themen akkurat festzuhalten.

Da das Meeting-Protokoll ja der Meeting-Agenda folgt, ist es wichtig, dass dem Protokollführer eine Kopie der Agenda vorliegt oder dass diese insgesamt während des Meetings sichtbar ist. Der Protokollführer muss sich ggf. in der Agenda vor oder zurück bewegen, z.B. um wichtige Themen zu rekapitulieren oder neue Diskussionen zu früheren Themen festzuhalten. Sobald Entscheidungen getroffen werden, ist es wichtig, dass der Protokollführer diese Entscheidung festhält – und wer sie getroffen hat. Ergeben sich dadurch zu erledigende Aufgaben, liegt es in der Verantwortung des Protokollführers, diese Aufgaben zu beschreiben, Ausnahmen davon, Zeitfenster und die Person bzw. das Team, welche(s) für die Erledigung verantwortlich ist. In manchen Fällen wird der Protokollführer diese Aufgaben zusammen mit bzw. als Teil des Meeting-Protokolls oder aber direkt an einen Vorgesetzten oder die verantwortliche Partei weitergeben.

Obwohl immer noch viele Unternehmen eine Textverarbeitung wie MS Word verwenden, wird Meeting Management-Software wie MeetingBooster immer mehr zum Standard. MeetingBooster ermöglicht dem Protokollführer, die Notizen schnell in eine formale Agenda einzugeben. Jedes Thema und jeder Teilnehmer, der einen Kommentar abgegeben hat, kann ausgewählt und getroffene Entscheidungen können als solche identifiziert werden. Der Protokollführer kann sich nach Bedarf in der Agenda vor und zurück bewegen und das Protokoll per Mausklick mit dem des Referenten synchronisieren. Aufgaben sind einfach als solche zu identifizieren; sie werden dynamisch ins Dokument des Meeting-Protokolls eingegeben und ggf. direkt an die entsprechende Partei verteilt.

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Fertigstellen des Meeting-Protokolls

Ist das Meeting beendet, liegt es in der Verantwortung des Protokollführers, das Protokoll zu überprüfen und fertigzustellen. Mit herkömmlichen Programmen wie MS Word ist dieser Prozess ziemlich mühselig und es gibt Redundanzen, u.a. durch das manuelle Übernehmen der erfassten Information in das endgültige Protokoll-Dokument, das auch den Briefkopf des Unternehmens, sein Logo, entsprechende Farben und sonstige Formatierungen enthält. Das Dokument des Meeting-Protokolls muss außerdem einfach zu verteilen sein und in manchen Fällen archiviert werden.

Standard E-Mail-Systeme oder eine entsprechende Intranet-Umgebung machen das Verteilen des Meeting-Protokolls einfacher; allerdings ist damit nicht unbedingt sichergestellt, dass auch (nur) die richtigen Personen das Dokument erhalten. Selbst das Vorhalten der entsprechenden E-Mail-Adressen kann ein Problem darstellen, wenn Personen außerhalb des Unternehmens teilnehmen oder nicht direkt beim Meeting anwesend sind. Es ist wichtig, dass der Protokollführer die Liste der vorgesehenen Teilnehmer mit der zu Beginn des Meetings erstellten Anwesenheitsliste vergleicht und auch auf andere Personen achtet, die nicht anwesend sind, aber dennoch das Meeting-Protokoll erhalten sollen.

Bei der Verwendung von Protokollsoftware wie MeetingBooster kann dieser Prozess automatisiert werden. Die Teilnehmerliste ist bereits gefertigt, die Anwesenheit wurde zu Beginn des Meetings überprüft und alle E-Mail-Adressen werden ins System eingepflegt – basierend auf den bei der Meeting-Einladung verwendeten – oder sie werden direkt zu Beginn des Meetings aufgenommen. Die Dokumente zum Meeting-Protokoll werden mithilfe professioneller Layouts erstellt, durch die alle wichtigen Informationen in einer einfach zu lesenden Weise präsentiert werden. Nutzer können das Protokoll in dieser Form mit wenigen Mausklicks an die Teilnehmer und Teams verteilen; zusätzlich werden die Dokumente für späteren Zugriff archiviert.

Fertigstellen und Verteilen des Protokolls mit MeetingBooster