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Komitee-Agendas, die zu produktiveren Meetings führen
Da Komitees oft die Aufgabe haben, Entscheidungen im Rahmen einer größeren Gruppe zu fällen, finden sie des Öfteren unter ziemlichem Druck statt. Um den Interessen der Gruppe gerecht zu werden, müssen diese Meetings so produktiv wie möglich sein und die Entscheidungen noch in der Gruppe bekannt gegeben werden. Um ein effektives Komitee-Meeting durchzuführen, sollten Sie mit dem Erstellen einer Komitee-Agenda beginnen.
Eine saubere Agenda sorgt dafür, dass das Meeting einem Zeitplan entsprechend abläuft, wobei eine geschätzte Dauer für die einzelnen Themen – entsprechend ihrer Wichtigkeit – festgesetzt wird. Eine Agenda sollte die Mitglieder des Komitees außerdem instand setzen, sich entsprechend auf das Meeting vorzubereiten, z.B. indem sie die benötigten Materialien bereitstellen. Das Erstellen der Komitee-Agenda ist mit am wichtigsten für das Meeting; man sollte also dabei sehr genau vorgehen.
Größere Achtsamkeit bedeutet oft auch größeren Zeitaufwand, das Verwenden einer Meeting-Software erlaubt jedoch das Entwerfen einer Komitee-Agenda, die Sie schnell und einfach durch die einzelnen Schritte führt und dafür sorgt, dass nichts vergessen wird.
Protokollsoftware zur Protokollführung verwenden
Führen Sie besser Protokoll dank Protokollsoftware! Protokollsoftware hilft Ihnen, Agenden und Protokolle effizienter zu erstellen.
Hier ein Beispiel, wie man MeetingBooster zum Protokollführen einsetzen kann:
Schritte beim Erstellen einer Komitee-Agenda
1Entwerfen einer Vorlage für eine Komitee-Agenda
Eine Vorlage enthält die verschiedenen Themen eines Komitee-Meetings, sodass Sie den Ablauf des Meetings planen können. Die Vorlage funktioniert als eine Art Gerüst, das später mit spezifischen Inhalten ausgefüllt wird. Für ein Komitee-Meeting können Sie diese Basisvorlage verwenden:
- Eröffnung
- Willkommen durch den Vorsitzenden
- Anwesenheit und ggf. Entschuldigungen bei Abwesenheit
- Überprüfen des vorigen Meetings
- Hervorheben wichtiger Punkte des Protokolls
- Kurze Diskussion von aufgetretenen Problemen
- Neue Geschäfte
- Zusammenfassung neuer Elemente
- Präsentationen
- Entscheidungen
- Diskussion und Prüfung
- Abstimmung
- Beschlüsse
- Zusammenfassung
- Schlussvortrag
In Ihrer Meeting-Software können Sie dieser Vorlage folgen, wenn Sie Ihre Komitee-Agenda erstellen. Danach verwenden Sie die verschiedenen Funktionen der Software, um diese Vorlage zu ergänzen.
Sehen Sie, wie Meeting-Software dabei hilft, Ihre Komitee-Agenda-Vorlagen zu erstellen!
2Themen und Anhänge zur Komitee-Agenda hinzufügen
Der Abschnitt ‚Neue Geschäfte“ in der Agenda enthält das Herzstück der Komitee-Meetings. Dort wird man dementsprechend auch die meisten Themen und die meisten Dateianhänge einfügen. Meeting-Software ist hier besonders hilfreich, weil sie das Hinzufügen von Themenbeschreibungen und Dateien sowie Links zu jedem Thema ermöglicht. Mit einem in die Software eingebauten Content-Management-System können Sie diese Dateien Und Hyperlinks auch während des Meetings aufrufen und müssen nicht umständlich auf dem Computer danach suchen. Die Software überträgt diese Anhänge für spätere Überprüfung außerdem automatisch zum Meeting-Protokoll.
Meeting-Software enthält außerdem einen Dialog, in dem alle Teilnehmer des Meetings aufgeführt sind. So können Sie sehr einfach Teilnehmer als Referenten bestimmten Themen zuweisen. Muss der Referent Materialien fürs Meeting vorbereiten, verwenden Sie die Funktion Aufgabenzuweisung, um ihn darüber zu informieren. Ihre Meeting-Software wird dann entsprechende Erinnerungen per E-Mail versenden und so sicherstellen, dass alle vorbereitenden Aufgaben erledigt und die Teilnehmer fürs Meeting bereit sind.
Verwenden Sie Meeting Software , um Themen und Anhänge zu Ihrer Komitee-Agenda hinzuzufügen!
3Setzen von Zeitwerten in der Komitee-Agenda
Sind die Themen der Agenda festgelegt und die Materialien in die Agenda importiert, können Sie Zweitwerte (Dauer) für jedes Thema oder jede zu erledigende Arbeit hinzufügen. Mithilfe einer Textverarbeitung kann das sehr aufwendig und nervend werden, weil man ja die zur Verfügung stehende Zeit komplett manuell auf die betreffenden Themen verteilen muss. Müssen die Werte womöglich später noch korrigiert bzw. angepasst werden, betrifft dies ggf. wieder das komplette Meeting, d.h. das Spiel beginnt von vorne.
Meeting-Software optimiert diesen Prozess, indem Sie die Zeiten innerhalb der Agenda – ausgehend von durch Sie vorgegebenen Werten – automatisch verteilt. Sie selbst können natürlich manuell nachbearbeiten, d.h. einzelne Themen-Zeiten anpassen oder solche gegen automatisches Verändern sperren. So haben Sie die optimale Kontrolle über den Verlauf des Meetings.
Sehen Sie, wie Meeting-Software Ihnen hilft, Zeiten in Ihrer Komitee-Agenda zu setzen!
4Fertigstellen der Komitee-Agenda
Sobald die Themen bestätigt, relevante Materialien angehängt und Zeiten eingetragen sind, verwenden Sie die Meeting-Software, um die Komitee-Agenda zu formatieren und dann den Vorsitzenden zu bitten, es zu genehmigen. Die Software wird die fertiggestellte Komitee-Agenda dann per einfachem Mausklick an die Teilnehmer des Meetings versenden.
Der Vorsitzende erhält weiterhin automatische Erinnerungen bzgl. einer Agenda für weitere, anstehende Meetings und die Agenda wird, nachdem das Meeting stattgefunden hat, automatisch archiviert.
Erfahren Sie, wie Meeting-Software Ihre Komitee-Agenda formatiert und verteilt!
Tipps zum Erstellen einer Komitee-Agenda
- Legen Sie das formatierte Protokoll des letzten Meetings der Agenda fürs nächste Meeting bei. Damit haben alle Teilnehmer schnellen Zugriff darauf.
- Verfolgen Sie vorbereitende Aufgaben, um sicherzustellen, dass sie erledigt wurden. Falls nicht, passen Sie die Agenda entsprechend an.
- Halten Sie sich während des Meetings an die Zeiten, wie sie in der Agenda stehen. Mit leichten Verzögerungen muss man zwar leben; Sie sollten aber den Gesamtablauf nicht mutwillig ändern, indem Sie z.B. einem Referenten einfach mehr Zeit zubilligen.
Warum Meeting-Software für Komitee-Agendas
- Sie können Dateianhänge und Hyperlinks hinzufügen - für direkten Zugriff während des Meetings
- Die Zeitverteilung spart Zeit beim Zuweisen von Zeiten für Themen/Referenten
- Verteilen der Agenda an Teilnehmer per Mausklick und Archivieren jeder Agenda für schnellen, späteren Zugriff
Erstellen Sie heute schon eine Agenda mit MeetingBooster.
