Fallstudie

The Department of Risk and Security Management at the University of Applied Sciences (FH Campus, Wien) uses MeetingBooster to optimize its meetings

Hintergrund:

Mit rund 5.800 Studierenden ist die FH Campus Wien die größte Fachhochschule Österreichs. In den Departments Applied Life Sciences, Bauen und Gestalten, Gesundheit, Public Sector sowie Soziales und Technik steht den Studierenden im Studienjahr 2016/17 ein Angebot von über 50 Bachelor- und Masterstudiengängen sowie Masterlehrgängen in berufsbegleitender und Vollzeit-Form zur Auswahl. Zur FH Campus Wien gehören vier Standorte: Wien-Favoriten, Campus Vienna Biocenter, Muthgasse – BOKU, Schloss Laudon – Oktogon sowie drei Kooperationsstandorte der Vinzenz-Gruppe in Wien, Linz und Ried. Im Herbst 2015 sind zwei weitere FH-Studienstandorte an Einrichtungen des Wiener Krankenanstaltenverbundes (KAV) hinzugekommen. Die FH Campus Wien kooperiert mit den Universitäten Uni Wien, MedUni Wien, BOKU, Vetmeduni Vienna, TU Wien, MU Leoben und Uni Innsbruck. Die therapeutischen und diagnostischen Gesundheitsstudiengänge einschließlich der Hebammenausbildung werden in Zusammenarbeit mit dem KAV und der Vinzenz-Gruppe geführt. Public Management wurde in Kooperation mit dem Bundeskanzleramt, Tax Management gemeinsam mit dem Bundesministerium für Finanzen entwickelt. Zahlreiche F&E-Projekte der Studiengänge und externe Auftragsforschung werden über eigene Forschungsgesellschaften abgewickelt. Die FH Campus Wien ist mit Unternehmen, Verbänden, Schulen und öffentlichen Einrichtungen vernetzt. Darüber hinaus belegen anerkannte Zertifizierungen die hohen Standards im Qualitätsmanagement der Hochschule.

Fallstudie:

Im Fachbereich Risiko- und Sicherheitsmanagement finden unterschiedliche Arten von Besprechungen statt. Regelmäßige Meetings, wie das wöchentliche Jour Fixe, das monatliche PR- und Alumni-Jour Fixe oder das Forschungs-Jour Fixe. Darüber hinaus werden alle kontinuierlichen Verbesserungen als Projekte geführt, und auch dazu sind viele Besprechungen erforderlich. Da im Fachbereich zudem eine hohe Anzahl an nebenberuflichen LektorInnen (ca. 100 Personen) tätig ist, ist die Integration, vor allem aber die Dokumentation, entscheidend. Auch wenn Protokolle geführt werden, ist die Suche darin schwierig und insbesondere die Möglichkeit zur Aufgabennachverfolgung sehr beschränkt. Wer kennt das nicht - in einem Meeting wird eine Vereinbarung, die erst in einigen Monaten aktuell ist, getroffen - und wird dann nur zu leicht vergessen oder übersehen.

Daher wurde beschlossen, eine geeignete Software für die Verwaltung von Besprechungen anzuschaffen. Basierend auf einem internen Pflichtenheft wurden mehrere Anbieter angesprochen und zwei Produkte im Realbetrieb getestet. MeetingBooster konnte sich hier klar durchsetzen, da sowohl der Umfang der Funktionalitäten als auch deren Einfachheit überzeugten.

Mit Meeting Booster ist es nun möglich, in Besprechungsprotokollen zielgerichtet zu suchen, alle Aufgaben nachzuverfolgen, und auch die Protokollführung kann nun kollaborativ erfolgen. Dies ist für eine ExpertInnenorganisation insofern von Bedeutung, als die jeweilige Expertise am besten von dem-/derjenigen dokumentiert werden kann, von dem/der dieser Punkt eingebracht wurde. So können viele mühsame Rückkopplungsschleifen vermieden werden.

Ergebnis:

Mit der Einführung von MeetingBooster hat sich unsere Effektivität und Effizienz wesentlich verbessert, und MeetingBooster ist ein wichtiges Werkzeug für unser Management geworden. Mit MeetingBooster konnten wir unsere Produktivität steigern und haben auch gegenüber Vorgesetzten oder externen Aufsichtsbehörden den Vorteil, über eine valide Dokumentation zu verfügen.